文件管理之妙招—生成期文件的管理

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1、根據(jù)文件的流程進(jìn)行歸檔：生成期的文件，處于制作、接收、處理與發(fā)出的過程中，需要檢閱文件或發(fā)給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負(fù)責(zé)人也能隨時找出文件的管理系統(tǒng)。　

　　 達(dá)到的效果：

　　 （1）分出前后順序，易于把握個人所做的工作

　　 （2）責(zé)任人不在，其他人也能找到

　　 （3）管理者可以把握部門的整體工作并進(jìn)行管理

　　 （4）可順序滿足公司內(nèi)外的需要　

　　 2、處理中文件的管理

　　 文件－文件套－雜志匣－文件柜（架）

　　 （1）小（細(xì)）分類：按事由用文件夾對文件進(jìn)行分類；按照一件事一個文件套的原則，每個人準(zhǔn)備10－20個文件套；按類別或內(nèi)容將使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的顏色對文件類別進(jìn)行區(qū)分；做到需緊急查詢正在使用中的文件時，即使責(zé)任人不在也能找到。

　　 （2）中分類：將文件套收集到輕便雜志匣中；把文件套整齊地擺放在輕便雜志匣里并立于桌面上；責(zé)任人外出或離職時，務(wù)必將輕便雜志匣放到“使用中文件架（柜）”上；文件套的取放簡單方便，由于可看到文件夾的標(biāo)簽，還易于檢索；用標(biāo)簽機(jī)或打字機(jī)制作雜志匣的標(biāo)簽，可做到整潔美觀并易于分類；每個人都備有“使用中的輕便雜志匣”，并在標(biāo)簽處填入人名。

　　 （3）大分類：將輕便雜志匣放在文件架（柜）里；將部門用的文件架（柜）的部分空間劃分出來，作為“使用中的文件架（柜）”，可使部門和每個人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時性地存放文件資料；使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化?！　?

　　 3、桌面文件的管理

　　 為了方便處理桌面文件，每個人可以在自己的桌面上設(shè)置三個文件盒，并用不干膠貼標(biāo)明“接收”、“處理中”、“處理完”三種文件的使用狀態(tài)以及自己的名字。這樣，既可避免桌面混亂，提高工作效率，又能使上級迅速了解下屬的工作狀況。即使責(zé)任人不在，公司工作也可以順利開展
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