文件管理之妙招—生成期文件的管理
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達(dá)到的效果:
(1)分出前后順序,易于把握個人所做的工作
(2)責(zé)任人不在,其他人也能找到
(3)管理者可以把握部門的整體工作并進(jìn)行管理
(4)可順序滿足公司內(nèi)外的需要
2、處理中文件的管理
文件-文件套-雜志匣-文件柜(架)
(1)小(細(xì))分類:按事由用文件夾對文件進(jìn)行分類;按照一件事一個文件套的原則,每個人準(zhǔn)備10-20個文件套;按類別或內(nèi)容將使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的顏色對文件類別進(jìn)行區(qū)分;做到需緊急查詢正在使用中的文件時,即使責(zé)任人不在也能找到。
(2)中分類:將文件套收集到輕便雜志匣中;把文件套整齊地擺放在輕便雜志匣里并立于桌面上;責(zé)任人外出或離職時,務(wù)必將輕便雜志匣放到“使用中文件架(柜)”上;文件套的取放簡單方便,由于可看到文件夾的標(biāo)簽,還易于檢索;用標(biāo)簽機(jī)或打字機(jī)制作雜志匣的標(biāo)簽,可做到整潔美觀并易于分類;每個人都備有“使用中的輕便雜志匣”,并在標(biāo)簽處填入人名。
(3)大分類:將輕便雜志匣放在文件架(柜)里;將部門用的文件架(柜)的部分空間劃分出來,作為“使用中的文件架(柜)”,可使部門和每個人每天的工作一目了然,方便工作交接及管理,并可臨時性地存放文件資料;使用開放式文件架,檢索、管理都很方便,避免文件私有化?! ?
3、桌面文件的管理
為了方便處理桌面文件,每個人可以在自己的桌面上設(shè)置三個文件盒,并用不干膠貼標(biāo)明“接收”、“處理中”、“處理完”三種文件的使用狀態(tài)以及自己的名字。這樣,既可避免桌面混亂,提高工作效率,又能使上級迅速了解下屬的工作狀況。即使責(zé)任人不在,公司工作也可以順利開展
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