[聯(lián)強EMBA]會議的訓(xùn)練與共識功能
作者:杜書伍 94
會議大致可分為兩類:定期會議與項目會議。其中,項目會議主要針對特定主題討論,而真正要花時間討論的事項,則不應(yīng)該排入定期會議的議程中。針對定期會議,則可分為兩種狀況來探討,屬于較為基層的定期會議,與會成員的同構(gòu)型較高;而越往組織的高層,由于橫跨的部門較多,與會成員的同構(gòu)型也隨之降低。
就與會者同構(gòu)型高的定期會議而言,會議內(nèi)容著重在訊息交換,以及工作上面臨問題的討論與解決。無論是數(shù)日一次的晨會,或是每周、每月一次的周會、月會,與會成員各自談?wù)撍庥龅氖录c其它成員分享,其效果在于增加所有成員的閱歷,同樣的經(jīng)驗,無須每位成員均親身經(jīng)歷才能獲取,甚至犯同樣的錯誤來換取教訓(xùn)。這便是會議的訓(xùn)練功能,此一過程比解決問題來得重要。
要強化會議的訓(xùn)練功能,主管應(yīng)該針對部屬提出的報告內(nèi)容,加入本身的看法。主管的閱歷比部屬豐富,但平常不見得能一一提出與部屬分享,唯有透過討論,經(jīng)由互動的過程來誘發(fā)主管相關(guān)的思考,而給予部屬更高頻率的機會教育。因此,在會議過程中,主管應(yīng)不斷拿出其經(jīng)驗來,并且擴大闡述,使部屬的認(rèn)知范圍加大,提升其學(xué)習(xí)效果。
另一方面,主管更應(yīng)適時拉高討論的層級,將范圍延伸到其它型態(tài)的事件上,增廣應(yīng)用面,達到讓部屬舉一反三的效果。例如業(yè)務(wù)單位提出因地震導(dǎo)致部分地區(qū)的市場買氣不振時,主管便可將其引導(dǎo)到哪些天然災(zāi)害會造成類似情形?該如何因應(yīng)?其效果是在事件尚未發(fā)生之前,相關(guān)人員已可預(yù)先思考因應(yīng)對策,讓心中先有個譜。
會議的另一功能是共識的形成與強化。由于組織中每個成員的狀況不一,使得主管在運作方式與習(xí)慣的要求上,必須持續(xù)地督促部屬,讓所有成員步上軌道并達到較一致的運作標(biāo)準(zhǔn),而定期性的會議便是最佳的機會。
在會議的訓(xùn)練與共識功能下,主管針對會議外已經(jīng)與個別成員討論過,并已解決的事項,如果具有重要性,仍應(yīng)在會議中主動提出來談?wù)?。此外,所有成員也都應(yīng)該不忌諱談?wù)撌〉陌咐?,要有大家都在學(xué)習(xí)、都難免會犯錯的心理建設(shè)。錯誤的案例往往能提供更多的學(xué)習(xí)機會,固然成功的方法具有參考價值,但減少犯錯卻可讓損耗降至最低,要達到此一目的,主管須注意技巧問題。
在與會成員為跨部會、同構(gòu)型低的會議方面,可能出現(xiàn)的問題更多。由于與會者來自不同部門,不僅對彼此間的運作較為陌生,甚至認(rèn)為事不關(guān)己,這使得會議往往陷入各自輪流唱獨腳戲的窘境。
事實上,跨部門的學(xué)習(xí)對組織成員而言,是更為重要的訓(xùn)練。雖然在組織當(dāng)中,成員可以透過職務(wù)的輪調(diào)而學(xué)習(xí)到不同部門的運作知識,但畢竟不可能走遍所有部門,因此,會議便成為學(xué)習(xí)其它部門之“異業(yè)知識”的絕佳機會。一個部門的主管,如果不能了解其它部門的運作,則其決策將因無法充分考慮周邊配套而質(zhì)量低落。
以會議進行跨部門學(xué)習(xí),高階主管須扮演“轉(zhuǎn)譯者”的重要角色,幫助不同部門間互相了解對方談?wù)摰膬?nèi)容,且當(dāng)某部門提出一項問題時,主管應(yīng)告訴旗下其它部門的成員,此一事件對其有何影響。此外,由于不同部門之間,在權(quán)責(zé)歸屬上常存有灰色地帶,高階主管間的會議也可減少此一情形,提高整體運作的協(xié)調(diào)性。掌握上述開會的關(guān)鍵,可大幅增進部門內(nèi)與部門間的共識,避免形成多頭馬車而導(dǎo)致效率低落。
定期會議之外,則是項目會議,其特性是針對特定的主題、與會者的意見多、會議時間長,且不見得可以立即得到結(jié)論,這是團隊共事必然的情形。然而,項目會議最常陷入的狀況是,各部門與會代表的思考面向不一致,且除了主導(dǎo)單位有較詳盡的會前準(zhǔn)備之外,其它成員只是形式與會,在各自處于不同狀態(tài)的情形下,會議過程往往很難聚焦,甚至在彼此互相遷就下,得出荒謬可笑的結(jié)論。
有鑒于此,項目會議的主持者應(yīng)開宗明義地將會議主題的背景、目的說明清楚,確定基本的原則與精神,藉此將所有與會者拉向相同的基調(diào)與頻率。此外,會議須依不同部門關(guān)連性的高低,視每次會議內(nèi)容的定位,彈性調(diào)整每次的與會部門,避免勞師動眾。
許多人認(rèn)為開會沒有必要,其理由是同一部門的成員平日直接溝通即能解決問題,但如此卻無法達到成員之間互相汲取對方經(jīng)驗的效果,且易因成員們主動程度的不同,而與主管產(chǎn)生不同的互動頻率,造成整個部門成員得到的訊息不一致,降低了共識程度。
不開會的另一個理由是“沒時間”,然而,忙得沒時間的原因很可能就出在未能善用會議的訓(xùn)練與共識功能,而必須花更多時間重復(fù)處理同樣問題,導(dǎo)向惡性循環(huán)。就此而言,定期會議一定要定期召開,讓每位成員排開其它行程,否則,出席狀況零零落落,最后便無疾而終,無法產(chǎn)生任何效果。
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