時間管理日月光集團GRP菁英團隊管理課程(ppt)
時間管理日月光集團GRP 菁英團隊管理課程

WorkShop 時間: 2.5 小時

請閉目一分鐘思考這個問題
時間管理是什么?
時間管理不是什么?
時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多
所以時間管理的問題本身不在于時間, 而是在于自己如何善用及分配你自己的時間
時間管理是什么?
時間管理就是自我管理
自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能
把事情很快地做完, 叫做效率
把事情很快又很對地做完, 叫做效能
時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃
人, 為何安于現(xiàn)狀?
為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安于現(xiàn)狀
1.無奈
2.不確定改變之后會更好
3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的
當你開始不滿于現(xiàn)狀時, 表示會有新的事物發(fā)生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”
請架設一座橋,使A至B 距離最短, 但是橋不可歪斜
有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形
你可知道為何會畫不出來?
因為你跳不出原來的思維習慣
但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.
改變時間管理的第一步, 從你自覺需要時間管理開始

時間管理的架構(gòu)
請排出正確的行事優(yōu)先順序
正確的行事優(yōu)先順序

陷阱一:時間的配置不對
Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握
危機就是轉(zhuǎn)機
規(guī)劃重于做事
最好的控制是預防
預防勝于處理
不合理的時間配置
明智的時間配置
陷阱二: 拖延
除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快
不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情
克服1.成本/效益分析法
成本
好處

克服2.思維習慣的改變
這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便盡早忘掉它.
養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習慣
將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務
完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完80% 一般

陷阱三: 事必親躬
韓非子.八經(jīng)
下君,盡已之能
中君,盡人之力
上君,盡人之智
諸葛亮凡事必親躬, 后來過勞而死.
為何事必親躬?
因為怕部屬取代
不放心部屬, 不信任部屬
要求標準過高
陷阱四: 有求必應
會花太多時間, 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要
不好意思拒絕請托的原因
接納請托比拒絕請托容易
擔心觸怒請托者
想要做廣受愛戴之好人
不知如何拒絕他人之請托
每個人都有一個好朋友, 叫“施小惠”, 可以適當?shù)鼐芙^.
Conclusions: 時間管理架構(gòu)
如何提高工作效率
如何提高工作效率
1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之.
2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性質(zhì).
3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運動的習慣
4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好
1.工作時段分配法則
2.每周工作性質(zhì)分配法則
如何管理你的EMail
葛洛夫: 你的時間是不是被Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.

先問自己以下這幾個問題
1.你一天花多少時間在看 Email?
2.你進 Email 會不會看小品?
3.你看Email 的時間是連續(xù)的, 還是片斷的?
4.你的Email 有沒有做分類?
5.你回信時是邊看邊回, 還是分類后集中回信?
6.你進Email 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?

如何提高 Email 的處理效率
一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然后做分類的動作
養(yǎng)成習慣, 一天只有三個時段看 Email
除了急件以外, 集中時段回信
看Email 的時段分配
Email資料夾的分類
Reply: Private, 公務
Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private
Project 進度
有空再看
如何展開你的計劃
一日之計在昨天下班前
一周之計在于周日
一月之計在于月底
良好的時間管理來自于計劃
花時間在計劃上才是最節(jié)省時間的作法
8.80/20法則1/2
the Vital Few & the Trivial Many
柏拉圖法則
花最少的力氣, 獲得最多的效益
你所完成的工作里, 80%的成果,來自于20%的時間=>也就是說80%的努力是與成果無關的
80/20原理意示圖
目標金字塔
如何列管重要計劃
將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來, 并算出每個計劃的效益. (如下一頁所示)
在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊)
有專案結(jié)束之后下一個專案就可以往左遞補

每個計劃如何給予評分
先將所有計劃列出來, 分成短中長期(自行定義)
分成三個項目(也可依自己的價值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數(shù). 最好給5 分, 最不好給1 分
將三個分數(shù)相乘, 分數(shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計劃
范例: 專案評分的范例
以 Notes 信箱管理計劃的分類
執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節(jié)再講)
自我成長: Pareto, 前3個計劃
生活: Pareto, 前3個計劃
工作: Pareto, 前3個計劃
執(zhí)行能力的強化
時間管理的利器: to-do List
善用 Notes BookMark 的功能
連結(jié)書簽(BookMark) 的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結(jié)
在Notes里頭, 點一以下黃色書簽即可把該計劃給打開, 并Update

善用Notes 顏色管理的功能
紅色粗體字體為重要一定完成的部份
藍色斜體字體為已完成的部份
黑色字體為應執(zhí)行事項
綠色字體為 Routine Schedule
良好工作習慣的養(yǎng)成
兵貴速戰(zhàn)速決
養(yǎng)成做備忘錄的習慣
可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成
每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時
“執(zhí)行”的寫照
Just Do It
奉備忘錄的 To Do-Check List 如圣旨
行動才是企劃的開始
把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%
執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷
執(zhí)行不是一成不變的
合理性 Reasonable 表示用心
試探一下是不損傷毫發(fā)的
平時基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應用時最能顯現(xiàn)效果
執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速決
養(yǎng)兵千日, 用在一時 (資源珍貴)
時機稍縱即逝
將變數(shù)降至最低
生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了)
自廢武功型 (成績已經(jīng)貼出去了)
客戶的感受
加速度, 勢如破竹.
兵貴速戰(zhàn)速決的時機
并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速決
#1 是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之后方能動作(丟球)
#2 重要事件的關鍵任務. 通常要完成此關鍵任務只占全部專案時間的20%.
#3 時機稍縱即逝的機會. 有時候機會的有效性僅限于某段時間, 甚至短到幾分鐘而已.
Hand Carry !
讓程序進行最迅速的方法
當然需要先了解程序及關鍵點
見面三分情
親自與關鍵人物(經(jīng)理) 面對面溝通
執(zhí)行的技巧: Key Success Factor
靈活如庖丁的刀,在牛的關節(jié)中游走(游刃有余). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體
由計劃階段時即被簡單勾勒出來
做對的事情, 并不會耗費太大的力氣. 反而做不對的事情, 才需花時間東補西補.
Buffer 緩沖區(qū)
并不是每件事情都那么的急
如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經(jīng)兮兮的
所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們
如何處理情緒低潮
每天至少完成一件事情
完成事情的定義
完整的
相關的
善后的
記錄的文件
通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情
時間管理結(jié)語

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